Politique de confidentialité

Qui sommes-nous

Le responsable de traitement est Zacharia KHALID, entrepreneur individuel (EI), exploitant la marque Cloves, SIREN 988 372 314, 52 avenue Gay-Lussac, 77500 Chelles — contact@cloves.fr.

Cette politique décrit les traitements réalisés par Cloves en tant que responsable de traitement. Pour les données des visiteurs des sites de nos clients et pour les données que nos clients connectent à Tim (emails, agendas, documents), Cloves agit en tant que sous-traitant : c’est alors le client de Cloves qui est responsable de traitement, et les visiteurs de son site doivent s’adresser à lui en priorité.

Données traitées, finalités et bases légales

Clients et utilisateurs du portail

• Données : nom, entreprise, email, informations de facturation, identifiants de connexion, historique d’utilisation, échanges avec le support ; profil professionnel renseigné à la première connexion (fonction, secteur, taille de l’entreprise, zone d’intervention, attentes), transmis à Tim pour adapter ses réponses et modifiable à tout moment.
• Finalités : création et gestion du compte, fourniture des services, facturation, support, sécurité.
• Base légale : exécution du contrat ; obligation légale pour la facturation.

Prospects et visiteurs de cloves.fr

• Données : messages échangés avec l’assistant de cloves.fr, coordonnées laissées volontairement, emails envoyés à contact@cloves.fr.
• Finalités : répondre aux demandes, présenter les services.
• Base légale : intérêt légitime de Cloves à répondre aux demandes et à développer son activité.

Cloves ne vend aucune donnée personnelle et n’utilise pas les données de ses clients ni de leurs visiteurs pour entraîner des modèles d’intelligence artificielle.

Durées de conservation

• Données de compte : pendant l’abonnement, puis 30 jours de lecture seule après sa fin, puis 3 ans à des fins de preuve et de gestion d’une éventuelle réactivation, avant suppression.
• Factures et données comptables : 10 ans (obligation légale).
• Prospects : 3 ans après le dernier contact.
• Données traitées pour le compte des clients (conversations des visiteurs, contenus connectés) : pendant l’abonnement, puis selon les mêmes délais que le compte, sauf demande de suppression anticipée du client.

Destinataires et sous-traitants

Les données sont accessibles à l’éditeur et aux prestataires strictement nécessaires au fonctionnement des services :

Les transferts vers les États-Unis sont encadrés par le Data Privacy Framework UE–États-Unis ou par les clauses contractuelles types de la Commission européenne, selon le prestataire.

Services connectés à Tim : ce que Tim lit et fait

Un service n’est utilisé que si le client le connecte lui-même à Tim, et il peut le déconnecter à tout moment depuis son portail. Pour chaque service connecté, Tim ne fait que ce qui suit :

• Gmail, Outlook, boîte professionnelle (IMAP) : lire les emails, rédiger et envoyer ceux que le client demande ou valide, marquer comme lus les emails traités. Aucune suppression. Avec Outlook, Tim peut aussi lire les contacts (lecture seule).
• OneDrive (via la connexion Outlook) : rechercher et lire les documents du client et ceux partagés avec lui, en lecture seule. Aucune modification, aucun partage, aucune suppression.
• Notion : lire uniquement les pages que le client choisit de partager avec Cloves sur la page de connexion de Notion. Lecture seule.
• HubSpot, Pipedrive, Axonaut : consulter les contacts, entreprises, affaires, activités et notes du CRM. Lecture seule.
• Pennylane : consulter la comptabilité (balance, factures fournisseurs et clients, transactions bancaires). Lecture seule.
• Google Agenda, Outlook Agenda : lire, créer et modifier des événements.
• Google Drive : uniquement les fichiers créés par Cloves (droit « drive.file »). Les autres fichiers du client ne sont ni lus ni modifiés.
• VosFactures, Qonto : devis, factures et clients ; avec Qonto, création à la demande du client de liens de paiement par carte pour ses factures. Cloves n’a aucun accès aux comptes bancaires (ni solde, ni transactions, ni virements).
• LinkedIn : publication des posts validés par le client.

Import d’un historique ChatGPT ou Claude : si le client choisit d’importer l’export de son historique, le fichier est lu dans son navigateur et n’est pas conservé ; seuls des extraits des douze derniers mois sont envoyés à Cloves pour proposer des informations sur son entreprise. Seules les informations que le client coche sont conservées et transmises à Tim ; il peut les supprimer à tout moment.

Données issues de Google et de Microsoft

Les données que Cloves reçoit de Google et de Microsoft :

• ne servent pas à la publicité ;
• ne servent pas à entraîner des modèles d’intelligence artificielle ;
• ne sont ni vendues ni partagées, sauf avec les sous-traitants listés ci-dessus, pour faire fonctionner le service ;
• ne sont lues par aucun humain, sauf accord explicite du client, raison de sécurité ou obligation légale.

L’utilisation et le transfert vers toute autre application des informations reçues des API Google respectent la Google API Services User Data Policy, y compris les exigences Limited Use.

Cloves’ use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Extension Chrome « Tim — Cloves »

Si vous installez l’extension, elle conserve sur votre appareil un jeton qui la relie à votre compte Cloves ; vous pouvez la déconnecter à tout moment depuis l’extension ou depuis Mes outils.

Elle ne lit une page que lorsque vous cliquez sur « Joindre cette page », « Résumer cette page » ou « Faire un devis à partir de cette page » : son titre, son adresse et son texte (20 000 caractères au plus) sont alors envoyés à Cloves avec votre message, traités par Tim comme vos autres messages, et conservés dans la conversation correspondante de votre portail.

Sur LinkedIn, elle ne lit que le texte du post sous lequel vous cliquez sur « Commenter avec Tim », pour vous proposer deux commentaires ; elle ne publie jamais rien.

L’extension ne suit pas votre navigation et ne lit aucune autre page. Aucune de ces données n’est vendue, utilisée pour de la publicité ou pour entraîner un modèle d’intelligence artificielle.

Surveillance de la qualité du service

Pour détecter les dysfonctionnements (réponse répétée en boucle, erreurs à répétition, mécontentement exprimé envers Tim ou l’agent du site), Cloves analyse automatiquement les conversations avec Tim et avec l’agent du site. Lorsqu’un problème est détecté, un court extrait (300 caractères au plus, adresses email, numéros de téléphone et coordonnées bancaires masqués) est transmis à l’équipe de Cloves pour correction. Base légale : intérêt légitime de Cloves à assurer le bon fonctionnement du service. Ces extraits ne sont utilisés à aucune autre fin.

Sécurité

Accès au portail protégé par mot de passe, identifiants de connexion aux services tiers chiffrés en base, séparation des données de chaque client, accès administrateur restreint et journalisé.

Vos droits

Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition et de portabilité de vos données, ainsi que du droit de définir des directives relatives à leur sort après votre décès.

Pour les exercer : contact@cloves.fr. Une réponse est apportée dans un délai d’un mois.

Si vous êtes visiteur du site d’un client de Cloves, adressez-vous d’abord à ce client, responsable du traitement. Cloves l’aidera à répondre.

Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr).

Cookies et traceurs

Le site cloves.fr ne dépose aucun cookie. Ce point a été vérifié en navigation réelle sur les pages du site, avant comme après utilisation de l’assistant conversationnel : aucun cookie n’y est écrit, ni par le site ni par un tiers.

Le site n’utilise aucun outil de mesure d’audience, aucun traceur publicitaire et aucun bouton de réseau social. Les polices de caractères sont servies depuis nos propres serveurs : aucune requête n’est adressée à un service tiers pour les afficher.

Un seul élément est enregistré dans votre navigateur, et uniquement si vous ouvrez l’assistant conversationnel :

Cet élément est strictement nécessaire à la fourniture d’un service que vous demandez expressément en ouvrant l’assistant. À ce titre, il est dispensé de consentement au sens de l’article 82 de la loi Informatique et Libertés, et aucun bandeau de consentement n’est affiché.

Le paiement d’un abonnement s’effectue sur les pages de Stripe (checkout.stripe.com). Les traceurs éventuellement déposés à cette occasion le sont sur le domaine de Stripe, sous sa responsabilité, et sont décrits dans sa propre politique de confidentialité.

Si un outil de mesure d’audience ou de publicité venait à être ajouté au site, cette section serait mise à jour et un bandeau de consentement serait mis en place au préalable.

Modification

Cette politique peut évoluer. La date de dernière mise à jour figure en tête du document.